Удалённое управление сотрудниками. Руководство удаленными командами

Многие руководители, в силу географии нашей страны, управляют сотрудниками, которые территориально удалены от головного офиса и находятся в других городах. Помимо этого, в матричных компаниях часто существует двойное или «пунктирное» подчинение, а также имеется большое количество кросс-проектов, в которые вовлечены сотрудники из разных городов, стран и даже континентов. В этом случае менеджеру недоступен главный инструмент влияния – личная коммуникация, общение «лицом к лицу». Для того чтобы добиваться от сотрудников высоких результатов удаленно, рекомендуем пройти семинар .

Продолжительность: 18 академических / 12 CPD часов (2 дня)

Семинар может быть также проведен в корпоративном формате , при этом программа семинара может быть изменена либо дополнена по желанию заказчика.

Почему Академия PwC

  • Уникальные материалы, разработанные экспертами PwC
  • Четкая структура и доступная увлекательная форма изложения материала
  • Закрепление полученных знаний с помощью практических заданий, игр, бизнес-кейсов, видео
  • Создание атмосферы заинтересованности на занятиях, вовлечение участников в дискуссии

Сертификаты

По окончании семинара участникам выдается Сертификат об участии в семинаре «Руководство удаленными командами» в компании PricewaterhouseCoopers, а также при необходимости сертификат, подтверждающий количество CPD-часов.

Основные темы тренинга

  • Особенности работы с удаленной командой. Насколько далеки удаленные сотрудники? Кривая спонтанных коммуникаций. Специфика роли менеджера, управляющего сотрудниками дистанционно.
  • Факторы эффективности команды по модели Дрекслера-Сиббета (Миссия, Доверие, Цели, Приверженность, Реализация, Синергия, Обновление).
  • Создание атмосферы доверия в виртуальной команде.
  • Основные каналы удаленных коммуникаций. Выбор технологии для дистанционной коммуникации: ВКС, Skype, вебинар, телеконференция, чат, форум, онлайн доски, трекеры, и др. технологии в управлении удаленными сотрудниками.
  • 3 дилеммы дистанционного взаимодействия менеджера и сотрудника:
    • лояльность к центральному офису и лояльность к локальным коллегам
    • контроль и самостоятельность;
    • глобальный или локальный подход;
  • Особенности дистанционного осуществления основных функций менеджмента: постановка и обсуждение задач, контроль, обратная связь, мотивация, развитие сотрудников.
  • Планирование, постановка и обсуждение задач с удаленными сотрудниками.
  • Удаленный контроль за сотрудниками. Важность контроля понимания задачи и собственной ответственности.
  • Методы и техники текущего контроля в удаленном формате.
  • Обзор технических средств, используемых для контроля за работой удаленных сотрудников. Настройка баланса доверия и контроля.
  • Методы обратной связи, эффективные при работе в удаленном формате. Особенности предоставления развивающей обратной связи на расстоянии.
  • Мотивация дистанционных сотрудников. Обзор основных теорий мотивации и их преломление к дистанционному взаимодействию.
  • Особенности подбора удаленных сотрудников. Необходимые компетенции для эффективного удаленного сотрудника.
  • Достоинства и недостатки проведения интервью в трех форматах: телефонное, скайп, очная встреча.
  • Содействие развитию дистанционных сотрудников. Основные принципы развивающего руководства. Модель 70-20-10 и ее применение при работе с удаленными сотрудниками. Поиск развивающих действий в ежедневной работе.
  • Что делать, когда формальной власти недостаточно? Принципы организационного влияния. Создание карты вовлеченных сторон и управление отношениями с ними.

Расписание и стоимость

Если управление удаленными сотрудниками - ваша задача, у вас есть распределенные команды и вы хотите успешно развивать свой бизнес с ними, вам необходимы дополнительные знания и навыки по дистанционному менеджменту.

На тренинге вы научитесь отбирать правильных людей на ваши вакансии и эффективно их развивать. Вы узнаете, как правильно планировать, формулировать и ставить задачи виртуальным командам. Вы научитесь мотивировать удаленных сотрудников, находить необходимый и достаточный уровень контроля для них и поймете, какое внимание и с какой частотой нужно персоналу.

Целевая аудитория:

Руководители организаций, руководители функциональных подразделений, руководители и менеджеры проектов, желающие повысить свою квалификацию и освоить современные методы управления удаленными сотрудниками.

На тренинге вы узнаете:

  • Какие основные проблемы можно встретить при работе с распределенной командой.
  • Что мешает удаленным сотрудникам быть мотивированными и включенными в работу.
  • Роль технических средств в дистанционном менеджменте.
  • Как правильно отобрать персонал для удаленной работы.
  • Как мотивировать сотрудников дистанционно.
  • Как правильно выстроить процесс работы для получения максимального результата.
  • Какой контроль необходим и достаточен.
  • Как вдохновлять людей и вести их за собой виртуально.
  • Как развивать необходимые компетенции сотрудников.

Программа тренинга

День 1
1. Собираем проблемы при удаленном руководстве, встречающиеся у участников.

2. Разбираем трудности удаленных сотрудников:

  • почему они нас не слышат;
  • что мешает им «сделать, как надо, с первого раза».

3. Составляем список необходимых технических средств и средств коммуникации:

  • роль технических средств в успехе удаленного управления;
  • использование лучших мировых практик.

4. Отбираем персонал для удаленной работы:

  • что такое компетенции сотрудника;
  • уровни развития компетенций.

    Практика:

    • составление списка необходимых компетенций;
    • оценка важности каждой компетенции;
    • отбор резюме по необходимым компетенциям;
    • проведение собеседования в «аквариуме».

5. Выстраиваем рабочий процесс:

  • 5.1 Планирование:

    • особенности дистанционного планирования.

      Практика (работа в минигруппах):

      • планирование задач для удаленной команды на месяц.
  • 5.2 Постановка задач:

    • как правильно формулировать задачи;
    • как правильно их ставить исполнителю.

      Практика:

      • формулирование и постановка задачи удаленному сотруднику.

6. Как поднять мотивацию удаленных сотрудников:

  • почему важна лояльность сотрудников;
  • как развить чувство причастности;
  • как правильно признавать результаты работы. Искусство обратной связи.

    Практика (работа в парах):

    • развитие чувства причастности сотрудника;
    • дифференцирующая обратная связь.

День 2
1. Контроль. Необходимый и достаточный:

  • четыре уровня развития команды;
  • какой стиль руководства на каком этапе применять;
  • эффективная отчетность.

    Практика:

    • определение уровня развития удаленной команды;
    • составление списка методов контроля. Необходимого и достаточного;
    • разработка эффективной структуры отчета.

2. Управление конфликтами:

  • конфликт понятий;
  • конфликт восприятия реальности.

    Практика:

    • расширение собственного видения;
    • отделение фактов от интерпретаций;
    • механизм проекций.

3. Как быть виртуальным лидером:

  • как вдохновлять команду;
  • особенности дистанционного лидерства.

    Практика:

    • вдохновляющее лидерство. Как повести за собой сотрудников?

4. Необходимое и достаточное внимание сотрудникам:

  • определение необходимой и достаточной частоты встреч;
  • как правильно организовывать встречи;
  • проведение встреч (мостик с прошлым, суть, мостик в будущее-ожидания).

    Практика:

    • проведение и анализ регулярной встречи.

5. Развитие необходимых компетенций:

  • нужно ли развивать удаленных сотрудников;
  • современные методы обучения;
  • коучинговое сопровождение как метод решения проблем, избавления от ограничений и страхов.

    Практика:

    • мини-коуч-сессия в «аквариуме»;
    • практика коучинга.

09:30 – 10:00 - РЕГИСТРАЦИЯ
10:00 – 11:20 - Первый блок программы
11:20 – 11:35 - Кофе-пауза
11:35 – 13:00 - Второй блок программы
13:00 – 14:00 - Обед
14:00 – 15:45 - Третий блок программы
15:45 – 16:00 - Кофе-пауза
16:00 – 17:30 - Четвертый блок программы

Отзывы о тренинге

    Карпухин Вадим, ПАО "АК БАРС" БАНК, Руководитель направления, г.Казань

    Тренинг на тему дистанционный менеджмент оказался полезным для меня, как руководителя, начинающего работать с командой дистанционных сотрудников. После этого курса я несколько скорректировал методы управления, которые хотел использовать в работе по аналогии с локальной командой, а некоторые методы и рекомендации добавил в свой арсенал. Светлана Гончар постоянно
    держит аудиторию в тонусе профессиональной подачей теоретического материала, примерами из своей личной практики и сочетанием теории с захватывающими практическими занятиями.

    Романцова Ольга Анатольевна, ООО "Старатели", Менеджер по работе с сетями DIY, г. Москва

Для современных крупных компаний на определенном этапе их развития характерен поворот в сторону расширения своей представленности на рынке, что как правило, достигается региональной экспансией. Этот эффект достижим как результат развития дилерской сети, сети торговых представителей, формирования филиальной сети или структуры представительств. Для чегоэто надо и что это дает компании?
Подобные шаги позволяют компаниям более эффективно осваивать новые рынки сбыта, увеличивать свою представленность и свою долю в регионах и как следствие, свои продажи. Всё это повышает привлекательность компании в глазах производителей, поставщиков (будь то продукты или услуги), а так же инвесторов. Кроме того, все эти шаги повышают стоимость и самой компании в целом. Такая известная страховая компания как РОСНО с 2002г. по 2008г. увеличила количество своих филиалов с 76 до 100, а агентств с 186 до 203. Собственные средства компании за этот период выросли с 1435038 тыс. руб. до 7098145 тыс. руб.
Остановимся и более подробно рассмотрим особенности систем управления персоналом в компаниях, имеющих ряд филиалов. Дистанционное управление работой, контролем и обучением удалённых подразделений является современным подходом к решению данной задачи.
Дистанционное управление имеет, на мой взгляд, несколько уровней:
Первый уровень, наиболее важный и сложный, это управление работой целого удаленного подразделения, например филиала. В чем сложность? Прежде всего, необходима очень чётко прописанная система функционального соподчинения в компании для того, чтобы избежать «двойного управления» и дублирования функций сотрудников, приводящая к появлению лишних рабочих мест и размыванию структуры организации. Ещё более ответственно нужно отнестись к разработке регламентов и процедур в компании во избежание потери информации и сохранения высокого качества их исполнения лицами, находящимися вдали от центрального офиса и руководства. Так же необходимо грамотно выстроить систему мотивации руководителя филиала направленную на достижение поставленных задач. При этом при формировании системы мотивации сотрудников филиала нельзя не учитывать региональную специфику: средние показатели рынка по заработным платам, традиционные выплаты или льготы, принятые в регионе.
Вместе с тем, для того что бы спрашивать с человека, его в первую очередь необходимо научить. Вопросы обучения благодаря развитию систем дистанционного обучения, решается вполне успешно. Важно уделить достаточное количество внимания формированию системы обучения удаленных сотрудников.
Для решения сразу нескольких задач (мотивационных и адаптационных) важно приглашать сотрудников на семинары, курсы повышения квалификации или просто обучения в головной офис компании. Важно предоставлять им возможность корпоративного обучения наравне с сотрудниками головного офиса, которые заведомо имеют больше шансов на получение «квоты» на обучение просто по факту своего присутствия рядом с руководством. Направленное воздействие на управление персоналом путем коллективных методов дистанционного обучения помогает сплотить коллектив, являясь важным звеном в концепции team-building. К тому же развитие телекоммуникационных технологий помогает обучать персонал дистанционно, что позволяет фирме не тратить средства на приглашение и обучение сотрудников в головном офисе или наоборот на тренеров которые бы выезжали непосредственно в филиал.
Системы управления знаниями, построенные на электронных и интернет-технологиях дают огромные преимущества для корпоративного обучения. Обучающие программы, интернет-конференции и семинары, корпоративные обучающие курсы,- это прекрасная альтернатива традиционным способам управления знаниями без отрыва от непосредственных обязанностей. Обучение персонала на рабочем месте положительно влияет на качество исполнения обязанностей сотрудниками, при этом показатели продуктивности работы компании остаются на обычном уровне по сравнению с необходимостью выезда персонала на обучающие курсы. Дистанционная система управления знаниями сотрудников в контексте нынешней непростой экономической ситуации выглядит как отличное решение проблемы высококвалифицированных кадров с привлечением минимальных средств. К тому же дистанционное обучение жизненно необходимо тем компаниям, которые имеет большое количество филиалов по всей стране, а иногда и миру.
Высокий уровень рисков при работе удаленных подразделений заставляет компании совершенствовать систему контроля. Кроме того, через систему отчетов идет еженедельная оценка работы всего филиала - это могут быть отчеты о продажах, наценке, взятых торговыми агентами заказах, выходах на работу, рентабельности работы отдельных направлений и всего филиала в целом и т.д. Грамотно поставленный управленческий учет позволяет собирать, анализировать и контролировать расходы, связанные со всеми формами жизнедеятельности филиала: закупки, зарплаты, налоги, бонусы и скидки клиентам, арендные и коммунальные платежи и т.п. В сегодняшних распространенных программах типа 1С-Предприятие, 1С-Бухгалтерия все эти базовые параметры контроля реализованы, а при наличии IT-отдела есть замечательная возможность дописывать программы до запрашиваемых руководством параметров. Но даже эти меры контроля некоторые компания считают недостаточными. Так сотрудник, одного из головных офисов, рассказал о превентивных мерах, которые компания применяла в отношении региональных подразделений. Боясь, что филиалы попытаются их обмануть, менеджеров регионального отдела обязывали генерировать идеи на тему: «Где, каким способом и с какой вероятностью безнаказанности я бы обворовал родную компанию, будь я на месте управляющего филиалом». Система работала хорошо. Обо всех узких местах, где филиал предположительно мог что-то украсть, компания знала заранее.
Какими бы высокими ни были доверие к управляющему филиала и степень его свободы, это, по мнению руководителей головных офисов, не избавляет компанию от необходимости тщательно следить за финансовыми и материальными потоками. Даже от старых, проверенных временем филиалов требуется ежедневный отчет по движению продукции - приход, расход, остатки, реестр расхода (кому, на каких условиях, за что), устанавливаются максимальные сроки возврата при продаже в кредит. На основе истории продаж для всех крупных клиентов филиалов устанавливаются кредитные лимиты, изменить которые вправе только руководство головной компании на основании докладной записки с соответствующим обоснованием. Примерно раз в квартал проводится на месте аудит филиала, а ежемесячно – инвентаризация складских остатков. Это обеспечивает порядок и поддерживает внутреннюю дисциплину в филиале.
Но тотальный контроль возможен не везде, да и не всегда обеспечивает головной фирме желаемый результат. Воровать и перерасходовать начинают меньше, но стимулов к эффективной работе подобная подотчетность не добавляет. В то же время центру, тиражирующему свой бизнес на местах, тяжело сохранить корпоративные стандарты и обеспечить стабильное развитие на рынках, условия которых порой кардинально различаются. Без активного участия самих региональных подразделений это заведомо невыполнимо. Несмотря на уверенный рост числа филиалов, пока лишь немногим российским компаниям оказалось по силам решить такую задачу. А те, кто в итоге построил рентабельную сеть, достигли своей цели не сразу и ценой больших усилий. Например, компания «ВЕЛС» смогла открыть за последние 4 года только два филиала, но это позволило увеличить её продажи на 30%, а прибыль на 25%.
Следующий уровень дистанционного управления и контроля, это контроль и постановка задач для одного (или нескольких) сотрудника, например торгового агента находящегося в области. При сегодняшнем уровне развития компьютерной техники и интернет возможностях это все тоже не проблема. Рассмотрим данный вопрос на примере одной из дистрибьюторских компаний г. Владимира ООО «ВЕЛС». В данной компании все торговые агенты имеют карманный персональный компьютер (КПК) и систему связи с сервером находящимся в центральном офисе. Всё это достаточно легко реализуется такими специальными программными продуктами как “Клиент+” или “Оптима”. Каждое утро сотрудник, находящийся в области, получает обновление на КПК о товарных остатках, прайс-лист и информацию о ситуации с дебиторской задолженностью по его клиентам. Каждый взятый заказ у клиента, а так же маркетинговый отчет о ситуации в торговой точке тут же отправляется в офис, где обрабатывается, набирается на складе и в течении 24-х часов доставляется заказчику. Супервайзер выборочно проверяет заказы, продажи и время работы торгового агента. Оценивая полученную информацию, он имеет возможность оперативно влиять на ситуацию, а дистрибьютор имеет возможность оперативно и качественно доставлять заказы клиентам.
Существует контроль и на более низком уровне. Как рассказал директор по логистике одной из дистрибьюторских компаний, все их машины развозящие товар оборудованы приборами «Автоскан». Данный прибор установлен на транспорте компании и фиксирует все остановки автомобиля, скорость его движения, расход топлива, время работы. Вся информация через радиоканал считывается автоматически и поступает на компьютер механика нашей фирмы. Механик имеет возможность контролировать отклонение автомобиля от маршрута, расход топлива и оперативно управлять ситуацией. Кроме того, это позволяет более четко следить за транспортными затратами.
Таким образом, наличие современных подходов по использованию дистанционного управления и контроля, позволяет компаниям расти, расширять географию своего присутствия, открывать новые дилерские точки, минимизируя при этом возможные потери. А возможности дистанционного обучения позволяют персоналу удалённых филиалов серьёзно развиваться в профессиональном плане, чувствовать свою нужность и взаимосвязь с головным офисом. Все эти шаги в отдельности позволяют увеличивать эффективность и стоимость компании в целом.

Ежегодно рынок дистанционного оказания услуг растет на 10-15%. Особенно быстро развивается рынок удаленных услуг в маркетинге, создании программного обеспечения, конструировании и продвижении сайтов. Этот рост служит причиной ускоренного набора удаленных сотрудников и формирования рабочих команд. Чтобы сделать механизм дистанционного сотрудничества эффективным, в управлении удаленным персоналом руководителю или менеджеру необходимо применить навыки построения команд и специальное программное обеспечение, оптимизирующее командную работу над проектом и контроль потраченного на него времени.

Преимущества управления удаленными командами

Аутсорсинг в любой его форме экономит предприятию ресурсы, оно не создает дополнительных рабочих мест, не несет расходы на аренду помещения и оборудование (). Аутсорсинг услуг удаленного персонала имеет и еще несколько преимуществ:

  • возможность нанять лучших специалистов на рынке и платить им только за фактически отработанное время, а не за полный день;
  • возможность работать с лучшими профессионалами из разных городов и с разным мышлением;
  • возможность для одного менеджера вести одновременно несколько проектов для нескольких заказчиков.

Сделать проектную команду еще более эффективной помогут современные методики найма (см. ), адаптации и мотивации персонала.

Поиск сотрудников чаще всего ведется на биржах фрилансеров или при помощи механизма социальных сетей. Во втором случае преимущество чаще получают те кандидаты, которые уже проявили себя в работе в одной из удаленных команд или чьи-то знакомые. Не всегда этот механизм найма работает успешно.

При выборе сотрудника ориентироваться нужно на его персональные качества, среди которых:

  • инициатива;
  • готовность к командной работе и самостоятельному взаимодействию с членами команды;
  • умение работать с техническими средствами коммуникации и программными продуктами;
  • готовность к работе на результат, а не на процесс.

Выявить таких сотрудников помогут заранее подготовленные опросы и тесты.

Адаптация и мотивация удаленных сотрудников

Новый член команды не сразу способен вписаться в уже сложившийся коллектив. Необходимо потратить время и силы на его . Для этого нужно:

  • создать и предоставить в их пользование сервис поддержки, способный оперативно ответить на все вопросы;
  • адаптировать новичков к сложившейся корпоративной культуре команды и ее базе знаний при помощи веб-семинаров и тренингов (см. ).

Член команды, уже вносящий вклад в ее работу, должен иметь потенциал для роста. Это станет основным стержнем для его мотивации. Другими инструментами мотивации могут стать:

  • введение системы грейдов (уровней карьерного роста), в которой сотрудник растет от новичка до гуру;
  • возложение на него менеджерских функций;
  • обучение сопутствующим специальностям и расширение объема работ, а, значит, и фонда оплаты.

Дистанционное обучение удаленных сотрудников

Обучение удаленных сотрудников становится основным средством повышения удаленного сотрудника. Небольшие команды не всегда могут позволить себе оплачивать дополнительные курсы. Решением задачи может стать организация веб-семинаров и тренингов, корпоративное обучение, по итогам успешного прохождения которого грейд сотрудника будет повышаться. Важно, чтобы обучение стало не тратой времени, которое, к тому же не будет оплачиваться, а естественной ступенькой роста. Его результаты должны быть зафиксированы в портфолио работника и отразиться на оплате его труда.

Управление удаленным персоналом

Любая команда требует качественного менеджмента. Никто не будет работать самостоятельно более эффективно. Управление включает в себя:

  • постановку целей;
  • распределение обязанностей (см. );
  • распределение ресурсов;
  • контроль за ходом проекта;
  • принятие результата работ;
  • контроль качества работ.

Существует ряд принципов, применение которых сделает работу менеджера более эффективной, подробнее о них далее в статье.

  1. Установление стабильно работающих каналов коммуникации. Это может быть любой групповой чат в мессенджере или в Скайпе или некоторые CRM-системы позволяют проводить групповые совещания. Для групповой коммуникации время должно определено изначально и не меняться на всем протяжении работы над проектом.
  2. Голосовое общение. Голос имеет способность передавать больше оттенков смысл, чем текст, и с его помощью проще мотивировать или передавать наиболее важные сообщения. Кроме того, голосовое общение повышает у сотрудников чувство сопричастности.
  3. Коллегиальное обсуждение. Все важные этапы проекта должны обсуждаться в групповом чате. Это создает у сотрудников понимание общих задач и ответственность за их выполнение.
  4. Использование программ для совместной работы ( или платформ типа WeVue) для совместной работы над проектом, в которых каждый может увидеть его этапы и долю своей работы и ответственности за него.
  5. Создание внутреннего блога проекта. Это механизм коммуникации и обратной связи легко превратить в средство неформального общения и создания коллектива со своими традициями и развлечениями.
  6. Формирование единой корпоративной культуры — см. .
  7. Использование видеосвязи. Это позволяет создавать чувства единства.
  8. Ненавязчивый, но тотальный контроль удаленных сотрудников и времени работы на проекте при помощи современных технических средств.
  9. Переложение части контрольных функций на сотрудников.
  10. Учет особенности различия традиций и культур разных членов команды, некоторые шутки москвича не поймут в Тюмени, а художник не всегда оценит юмор разработчика.

10 частых ошибок в управлении. Как контролировать удаленных сотрудников без типичных проблем?

Ошибки руководителя могут привести к срыву проекта. Лучше их не совершать. Среди наиболее типичных:

  1. Навязывание своего мнения. Любой менеджер всегда считает себя умнее своих сотрудников, так как он начальник. При этом, нанимая профессионала, априори предполагается, что в части своих компетенций он превосходит других кандидатов и знает чуть больше. Надо дать ему проявить собственные навыки, а не навязывать мнение шефа.
  2. Избыточный контроль. В управлении удаленными сотрудниками совещания, отчеты итоговые, промежуточные и ежедневные отнимают у сотрудника часто больше времени, чем работа над проектом. Эта нагрузка должна быть разумной.
  3. Ошибки со временем. Сотрудники могут работать в разных часовых поясах и время общения должно быть удобным для всех.
  4. Отсутствие обратной связи. Каждый сотрудник должен иметь возможность достучаться до менеджера со своими задачами и проблемами.
  5. «Грибной менеджмент». Лозунг «Держите их в темноте, кормите недостоверной информацией и надейтесь, что они вырастут не работает с профессионалами. Информация о ходе проекта и его целях должна быть своевременной и достоверной.
  6. Недостаточный удаленный контроль работы сотрудников. Без жестких сроков и контроля за их соблюдением, без анализа времени работы над каждым этапом сроки выполнения проекта могут быть сорваны.
  7. Использование разных платформ и программных средств для разных членов команды.
  8. Выделение фаворитов и лузеров. Система грейдов должна быть объективной и прозрачной.
  9. Отсутствие понятных критериев качества приема работы.
  10. Отсутствие менеджера на связи в любое время суток.

10 полезных сервисов (программ, приложений), чтобы контролировать сотрудников и организовывать их работу

Без технических средств управлять удаленным персоналом невозможно. 10 программных продуктов помогут сделать это эффективно:

  1. Wrike. Сервис для управления проектами, постановки задач и контроля времени работы над ними. С Райком можно работать с большими командами, ставить приоритеты, отслеживать выполнение задач. Он доступен и в веб-версии и как приложение для Ios и Android.
  2. Worksection. Идеальная система для цифровых компаний. Позволяет учитывать время, контролировать совместную работу, имеет функционал CRM. С ее помощью можно вести крупные системные проекты.
  3. Asana. Веб-приложение с версиями для мобильных устройств, при помощи которого можно ставить работу небольших команд. Упрощенный аналог Wrike. Успешно используется Uber в работе с такси.
  4. Slack. Программа для командного общения. Корпоративный мессенждер, позиционирующий себя как «убийца Скайп» и внутрикорпоративной почты. Подойдет для всех командообразующих задач и отчетности.
  5. Битрикс 24 . Бесплатная система для управления проектами и контроля времени. В платной версии есть возможности управления проектами в командах, аналогичные Microsoft Project, в бесплатной – групповой чат и мессенджер интегрируется с соцсетями. Позволяет ставить задачи и отслеживать выполнение.
  6. Мегаплан. Российская облачная программа для совместной работы, есть платная и бесплатная версии. Можно ставить задачи и отслеживать выполнение, есть функция контроля времени.
  7. Jira . Программа для командной работы, система для решения оперативных вопросов и отслеживания ошибок с расширенными возможностями для управления проектами.
  8. Trello . Программа для организации проектной работы небольших групп, разработанное Fog Creek Software. Основана на бизнес-идеологии системы управления проектами канбан, поддерживается работа с мобильными устройствами.
  9. Kickidler . Программа для контроля поведения человека за компьютером. Ее установка имеет смысл в том случае, если менеджера интересует время, проведенное именно на рабочем месте, а не на обдумывание вопроса или создание идеи. В определенных случаях может быть расценена как вторжение в личную жизнь.
  10. StaffCop . Программа для контроля рабочего времени, она отслеживает и анализирует все действия за компьютером, но для анализа предлагает использовать отчеты самого пользователя. Повышает дисциплину сотрудников.

Управление удаленными сотрудниками — Интересные факты

Для изучающих вопрос, как управлять удаленной командой, полезными могут стать такие факты:

  • за последние 10 лет количество сотрудников, работающих в удаленном режиме в США, увеличилось на 115%;
  • медиакомпания Makeshift, работающая с удаленными сотрудниками в 80 государствах, стала мировым лидером по количеству эксклюзивных материалов, иногда полученных из опасных точек;
  • меморандум «никакой-надомной-работы», выпущенный Мариссой Майер, топ-менеджером Yahoo, призывающий работников вернуться в офисы, не имел никакого успеха и был отменен.

За удаленными командами будущее! Задача настоящего – эффективно выстроить их работу!

Активно развивающиеся компании, имеющие разветвленную филиальную сеть, рано или поздно сталкиваются с проблемой дистанционного управления по регионам. Географически разбросанные подразделения, не объединенные в общие звенья одной цепи, доставляют немало проблем руководителям.

Что мешает эффективному управлению филиалом?

  • Недостаточный доступ к информации о происходящем в удаленном подразделении
  • Высокая самостоятельность в оперативном принятии решений. Это следствие недостаточной информированности: на нестандартную ситуацию на месте проще и быстрее среагировать самостоятельно, чем использовать стандартную схему взаимодействия с удаленным руководством
  • Сложность контроля персонала и построения бизнес-процессов
Инструменты влияния у управляющих дистанционными подразделениями фактически те же, что и у руководителей, чьи сотрудники находятся "в шаговой доступности". Но вот методы применения этих инструментов иные. В том числе и потому что узкие места при очном управлении легче поддаются коррекции, так как управляющий менеджер обладает более полной и объективной информацией.

Что поможет руководителю контролировать работу филиала?

  • Качественно налаженная, автоматизированная и оперативная система учета и отчетности
  • Все возможные средства связи для облегчения коммуникации с удаленным подразделением
  • Планирование, прогнозирование, мониторинг состояния дел у компаний, работающих аналогичным образом
  • Простая система мотивации за результат
  • Грамотное управление рисками, своевременное их прогнозирование
Что такое региональные филиалы для управляющей компании?
Отдаленная вселенная. Свой собственный, локальный мир.

Что такое головной офис для филиала?
Еще более отдаленная вселенная, попасть в которую привилегия и испытание одновременно.

Остановимся на линейно-функциональной системе удаленного управления региональной командой. Она основана на иерархическом принципе: за стратегию и тактику отвечает штаб, за полевую, оперативную работу - сотрудники, находящиеся в регионах.

Такая система работает хорошо, если соблюдены основные факторы:

  • высокий профессиональный уровень сотрудников,
  • четкая стандартизация управленческих процессов и распределения функционала на местах,
  • оперативное и качественное принятие решений,
  • возможность привлечения специалистов высокого уровня по отдельным функциям.
Например, в рамках одного макрорегиона работает 16 филиалов, в каждом из филиалов работает по пять сотрудников, в зоне ответственности каждого по одной конкретной функции по своему направлению в одном из подразделения филиала.

Эти моменты должны быть четко прописаны и зафиксированы соответствующими регламентами, для того чтобы избежать дублирования функций у специалистов. Разработка регламентов и четкое их выполнение при такой системе управления - один из важных инструментов. Это помогает избегать потери информации и не потерять качество работы у сотрудников, находящихся далеко от представителей центрального офиса.

Управляющие сотрудники, работающие в штабе, принимают решения, разрабатывают стратегию и вследствие своей профессиональной компетенции могут влиять на линейных руководителей на местах, не занимаясь выполнением оперативных задач напрямую.

Каждое подразделение имеет свои цели, но у региона существует общий план, учитывающий локальные цели, как составляющие общей.

Система ключевых показателей эффективности
У команды управленцев, отвечающих за тактику и стратегию, и у регионального руководителя, работающего с полевыми сотрудниками общие KPI. У полевых сотрудников на уровне региона KPI рассчитывается отдельно по функциям, а также работают общие KPI, завязанные на специфику работы конкретного региона.

Например, при введении нового продукта, у каждого сотрудника на своем уровне существует комплекс поставленных ему задач. Региональный руководитель отвечает за конкретный результат по внедрению продукта в подчиненном ему регионе. Тренер - за обучение продавцов всего региона характеристикам продукта и методам его продвижения, мерчендайзер - за грамотную выкладку товара по точкам, отдел документооборота - за общее документальное обеспечение процесса. Есть своя система построения работы в городе и области. Время на внедрение нового продукта в городских и областных подразделениях тоже будет различаться. Все это должно быть учтено при расчете ключевых показателей эффективности.

Планирование
Важную роль при управлении развитой филиальной сетью играет планирование. Планирование по целям идет на год, поквартально и ежемесячно. Чётко выстроенная система отчетности помогает отследить реальное состояние дел и соответствие их стратегическим задачам и зафиксированным в планах целям.

Постановка задач и контроль
Задачи в регион ставятся еженедельно. Используются системы управления задачами, технические средства в виде аудио или видеоконференций. Работа подразделений выстроена соответственно установленным регламентам, а значит существует общая система и оперативные проблемы, возникающие на местах в разных регионах, могут иметь общие причины.

Аудио-видеоконференции
Если есть возможность выбирать вариант между аудио или видеоконференцией, приоритетнее видео вариант, это дает возможность не только читать текст, но и видеть мимику, жесты, выступающих, а значит иметь больше информации.

При подготовке к видеоконференции, задача организатора обеспечить всех участников одинаковыми документами, соответственно, файлы рассылаются заранее, людям дается время на ознакомление. И далее все участники конференции имеют возможность одновременно видеть один и тот же документ, по которому идет обсуждение.

Максимальная длительность мероприятия -1 час. Если видеоконференция длится дольше, люди устают, снижается концентрация внимания, а значит и эффективность мероприятия. На таком отчетном совещании не обсуждается реальность цифр, они уже ранее принимаются как факт, согласовываются всеми инстанциями «за кадром». Обсуждаются только зафиксированные документально результаты. Например, по плану продаж макрорегиона в целом.

Мероприятие начинается с выступления руководителя макрорегиона и краткого обзора того что происходит. Так как время мероприятия лимитировано, у каждого выступления жесткий регламент. Действует правило трех. Вначале выступают представители трех наиболее успешно продающих регионов, рассказывают о том с помощью каких мероприятий удалось добиться таких высоких результатов. И так же отчитываются руководители трех регионов с самыми низкими результатами. Делятся проблемами, озвучивают, как они видят пути решения и сроки исправления ситуации. Время на эти выступления тоже имеет жесткие рамки– и у «отличников», и у «двоечников» по пять минут на отчет. Остальное время совещания уходит на подведение итогов и постановку задач по макрорегиону на новый период времени до следующего мероприятия.

Формирование и подбор команды
Чем больше сил и времени вложено в человеческие ресурсы, тем эффективнее работает команда. Первичный отбор на местах проводят HR и региональными руководителями, но руководителю, ответственному за региональные задачи, стоит самому знать, кто работает в его команде, окончательное решение по каждому из кандидатов на вакантную должность должно оставаться за ним.

При проведении аудитов важно общение с полевыми сотрудниками, это поможет понять их истинные роли и эффективность их работы на местах.

Регулярное посещение регионов
Контроль работы филиала осуществляется на разных уровнях, но основной инструмент управленческого взаимодействия с людьми - личное, очное общение.

Необходим четкий график поездок сотрудников центрального офиса в каждый регион. По итогам посещения филиала составляется отчет по всем направлениям деятельности филиала, о всех плюсах и удачах, минусах и сложностях. На основе этой аналитики принимаются стратегические и оперативные управленческие решения.

Обязательны как плановые, так и внеплановые выезды руководителя, осуществляющего общее управление макрорегионом на места, для встреч с партнерами, личного общения с региональными руководителями, полевыми сотрудниками и проведения общего аудита по региону.

Что дает такая система дистанционного руководства филиалами
Минимизацию рисков, возможность понять причины работы убыточного подразделения и превратить отстающий регион в лидера продаж.

В качестве примера
Длительное время один из регионов, в составе большого макрорегиона считался убыточным. Причины были непонятны, так как отчетность велась правильно и люди на местах не менялись.

В одну из плановых проверок проблемного филиала, управляющий, пообщавшись с сотрудниками и самим руководителем, выяснил, что руководитель филиала не делит своих полевых специалистов по функционалу. Все его полевые сотрудники занимаются всеми процессами, никто не берет на себя ответственность за что-то конкретное.

В результате допущенные ошибки и недочеты не выявляются, а бонусная часть распределяется не прозрачно, согласно разработанным KPI для региона, а соответственно личным симпатиям руководителя.

Руководителя филиала поменяли. Вслед за ним обновили команду, закрепив каждую функцию за отдельно ответственным лицом. Прошло достаточно много времени, почти год, пока машина заработала как положено, и регион из убыточного и отстающего стал зарабатывающим подразделением.

Удаленное управление региональной командой - интересная задача для руководителя, требующая отличных управленческих навыков, оперативности и умения стратегически мыслить.

Резюмируя все вышесказанное стоит еще раз обратить внимание на основные инструменты эффективного управления региональной командой :

  • Индивидуальный подход к подбору персонала от руководителя, ответственного за общие результаты.
  • Прозрачная, простая система постановки целей и задач.
  • Материальная мотивация, завязанная на конечный результат.
  • Количественная, а не качественная оценка результатов.
  • Регулярный дистанционный контроль (аудио-видео конференции, отлаженная система отчетности).
  • Регулярный очный контроль (четкий график еженедельного присутствия представителей штаба по каждому региону).
  • Системный анализ работы на основе отчетов по всем направлениям по итогам каждого посещения филиала.
Владимир Хряпин операционный директор АО «ЦНИИ «Электроника»
Надежда Киракосова начальник отдела кадров АО «ЦНИИ «Электроника»
Похожие публикации